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Archiv der Kategorie: Word

Tips und Tricks zu Word

Datenbank aus Excel einfügen

 

Daten aus Excel in Word einfügen

Möchte man Daten aus einer Ecxeltabelle in Word einfügen, so geht das recht einfach über die Zwischenablage.

  1. In Excel die Daten markieren
  2. Rechte Maustaste Kopieren (oder STRG-C)
  3. In Word rechte Maustaste Einfügeoptionen – gewünschte Option wählen (oder STRG-V und anschließend die Option wählen)

 

Das funktioniert auch einwandfrei. Was aber, wenn man nicht alle Daten benötigt? Man kann in Excel mittels des Autofilters die Daten filtern und nur diese mittels der Zwischenablage einfügen. Das hat jedoch den Nachteil, dass die Daten nicht aktualisiert werden, wenn Änderungen erfolgen.

 

Lösung: Die Daten als Datenbank einfügen.

Vorgehen:

  1. In Word zur Schnellstartleiste den Befehl Datenbank einfügen hinzufügen
  2. Diesen Befehl anschließend anklicken und Daten importieren wählen
  3. Die Datenbank wählen und darauf achten, dass die Option Erste Datenrehe enthält Spaltenüberschriften aktiviert ist
  4. Man könnte jetzt die Daten schon übernehmen, kann aber auch Abfrageoptionen nutzen, um Datensätze zu filtern
  5. Hier die gewünschten Kriterien festlegen (auf UND und ODER achten) evtl. noch sortieren und Felder auswählen
  6. Setzt man das Häkchen bei: Als Feld einfügen, lassen sich die Daten bei einer Änderung in der Exceltabelle mittels F9 (vorher ganze Tabelle markieren) aktualisieren

 

Schulungscenter Pohlmann
Wiesenweg 2
21365 Adendorf

Tel.: 04131/ 28 44 600

Fax: 04131/ 28 45 612

Web: http://scp-pohlmann.de  

 

 

  

 

 
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Verfasst von - 29. April 2013 in Excel, Word

 

Eine in Excel hinterlegte Zahl in Word in einen Text umwandeln (Serienbrief)

Bei einem meiner Kurse kam das Problem auf, dass Spendenbescheinigungen geschrieben werden sollten und dafür mussten einige Formate in der zugrunde liegenden Exceltabelle angepasst werden. Dabei fiel mir auf, dass es auch eine Spalte mit der Spendensumme gab, in der die Summe noch einmal händisch als Text hinterlegt wurde. Dieses wollte ich automatisieren. In Excel gab es keine Möglichkeit, aber dafür im Serienbrief in Word.

Vorgehensweise:

Das entsprechende Datenfeld in Word in den Serienbrief einfügen (Seriendruckfeld heißt hier SPENDE).

Der Wert in hinterlegter Exceltabelle wäre z.B. 35,77 €

Standardansicht in Word-Serienbrief: 35,77

Bearbeitungsansicht für das Feld aufrufen mittels Alt-F9 (Um wieder zurück in die normale Ansicht zu kommen, nochmals Alt-F9 drücken)

Ansicht: {Mergefield SPENDE}

Folgendes eintragen (ROTES):

{Mergefield SPENDE\ *CardText} Ergebnis: sechsunddreißig (klein geschrieben und aufgerundet)

{Mergefield SPENDE\ *CardText\ *Caps} Ergebnis: Sechsunddreißig (Groß geschrieben und aufgerundet)

{Mergefield SPENDE\ *Dollar\ *Upper} Ergebnis: Fünfunddreißig und 77/100

Soll nicht aufgerundet werden, so muss das in der Exceltabelle mit der Funktion Abrunden und einer zusätzlichen Spalte geregelt werden

Gleiches geht auch mit Formularfeldern. Fügt man ein Textformularfeld ein, so kann man auf dieses mittels eines Feldes (Ref) darauf referieren.

Hier schaut es dann so aus:

 

Beispiel 1 { REF „Textmarkenname“ \*DollarText } Ergebnis: Fünfunddreißig und
77/100
oder { REF „Textmarkenname“ \*CardText \*Caps } Ergebnis: Fünfunddreißig

Der Schalter CardText zeigt die Zahl in Worten in Kleinbuchstaben an. Mit Caps zeigt er den Wortanfang großgeschrieben an. Der Schalter Dollartext fügt „und“ hinter der Dezimalstelle ein und zeigt zwei Nachkommastellen in Hundertsteln an.

 
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Verfasst von - 6. Januar 2013 in Excel, Word

 

Falsches Datenformat aus Excel beim Serienbrief

Schreibt man in Word einen Serienbrief und nutzt als Datenquelle Excel, so werden das Datumsformat, spezielle in Excel angewandte Zahlenformate und Ergebnisse auf Zellen mit Formeln in der Regel nicht übernommen.

Das Datumsformat in Excel sieht so aus:

12.03.2012

und Word macht daraus

03/12/2012

Ist natürlich nicht so gewollt. Ein Ändern des Datumsformats in Excel bringt auch keinen Erfolg.

Die Lösung (Word 2010):

In Word über Datei in die Optionen gehen und dort Erweitert wählen. Dann ganz am Ende das Häkchen setzen bei: Dateiformatkonvertierung beim Öffnen bestätigen.

 

image

Erstellt man nun einen Serienbrief und will die Datenbank öffnen, so erscheint folgender Abfragedialog:

image

Hier das Häkchen bei Alle anzeigen setzen und

image

MS Excel Arbeitsblätter (über DDE)..

wählen.

Danach werden alle Formate und Formelergebnisse sauber übertragen.

Noch ein Hinweis:

In der Datentabelle MÜSSEN sich die Spaltenüberschriften in der ersten Zeile befinden und das Datenblatt MUSS die erste Tabelle in der Arbeitsmappe sein.

 
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Verfasst von - 10. August 2012 in Der Office-Blogger, Word

 

Schlagwörter:

Eingefügte Exceldatei wird nach dem Verschieben nicht gefunden

 

Einfügen einer Exceldatei in Word mit einer relativen Pfadangabe

 

Fügt man in Word 2007/2010 eine Excel-Datei verknüpft ein, die sich im gleichen Verzeichnis befindet, wie das Worddokument, so kann man die Daten in der Excel-Datei ändern und die Änderung wird in Word beim Aufrufen des Dokuments aktualisiert.

Verschiebt man jetzt beide Dateien in ein anderes Verzeichnis, so ist eine Aktualisierung nicht mehr möglich, da der im Hintergrund eingetragene Pfad nicht relativ, sondern absolut ist.

 

Lösung:

Mittels Alt-F9 die Steuerfelder anzeigen lassen. Das schaut dann so aus (zumindest hier):

{Link Excel.Sheet.8″D:\\4\\9\\Kopie von Benzin.xls“ \a\p\f 0}

Der Pfad verweist als auf das Laufwerk D:\4\9…..

Hier muss nur die direkte Pfadangabe gelöscht werden, von D: bis zum Wort Kopie, inkl der \\

Dann die Datei speichern und wieder Alt-F9 eingeben um zur Normalansicht zurückzukehren und nochmals speichern.

Neue Ansicht des Pfades (Alt-F9):

 

{Link Excel.Sheet.8″Kopie von Benzin.xls“ \a\p\f 0}

Verschiebt man jetzt das Worddokument zusammen mit der Exceldatei in ein anderes Verzeichnis, so wird dieses automatisch mit aktualisiert.

 
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Verfasst von - 15. Februar 2012 in Word

 

Proportionen einer Excel-Tabelle ändern sich

Häufig kommt es vor, dass in Word eine Excel-Tabelle eingebettet wird, um z.B. eine Rechnung zu erstellen. Sicherlich benötigt man dafür nicht Excel, sondern kann dieses auch direkt in Word erledigen, aber die Berechnungen gehen in Excel natürlich leichter.

Leider gehen zwischendurch immer mal wieder die Proportionen von Tabellenbreite oder Schriftformat verloren und die Rechnung sieht nicht mehr aus wie vorher.

Hierfür gibt es Abhilfe.

Zunächst einmal muss das eigebettete Excel-Objekt (die Tabelle) in Word markiert werden. Anschließend diese mit der rechten Maustaste anklicken und Objekt formatieren auswählen. Hier nun das Register Größe aufrufen und das Häkchen bei Seitenverhältnis sperren entfernen. Darauf auf Zurücksetzen klicken. Nun wird die eingebettete Tabelle auf die Ursprungsgröße (100%) zurückgesetzt. Die Einstellungen mit OK bestätigen und das gleiche Dialogfenster wieder aufrufen. Nun wieder das Häkchen bei Seitenverhältnis sperren
setzen und speichern. Zukünftig sollten die Proportionen wieder stimmen.

 
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Verfasst von - 23. Januar 2012 in Word

 

Wo ist die Normal.dot?

Manchmal stellt sich die Frage, wo sich eigentlich die Normal.dot, oder ab der Version 2007 die Normal.dotm befindet.

Normalerweise ist sie im Userverzeichnis zu finden in einem relativ langen Pfad. Sollte sie sich jedoch woanders befinden, so ist es schwierig, sie mittels der Suchfunktion im Explorer zu finden, da sie evtl. mehrfach vorhanden sein kann.

Wie findet man sie nun?

Zuerst einmal Word öffnen und mittels ALT-F11 den VBA-Editor öffnen.

  • Mit der Tastenkombination STRG-G (oder über Menüpunkt Ansicht > Direktfenster) wird ein Eingabebereich geöffnet, in den direkte VBA-Befehle eingegeben werden können.

Hier folgenden Befehl einfügen und mit Enter bestätigen:

?Application.NormalTemplate.FullName

  • Danach sieht man den Pfad zur Normal.dot(m)

 

Im Bild: Angepasster Beispielpfad

 
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Verfasst von - 26. Dezember 2011 in Word

 

Optionsbuttons mit Mehrfachauswahl (Word 2003-2010)

In Word ist es möglich Formulare zu erstellen und mit entsprechenden Formularfeldern zu versehen. Die gibt es in der Version 2010 in zwei Ausführungen:

  1. Die neuen Formularfelder
  2. Die alten Formularfelder

Wo ist der Unterschied?

Für die alten Formularfelder ist ein Dokumentenschutz zur einwandfreien Funktion erforderlich, bei den neuen nicht (macht aber trotzdem Sinn, den Schutz zu verwenden)

Wie verhält es sich aber, wenn ich Optionsfelder (Buttons) nutzen möchte und diese eine Mehrfachauswahl zulassen sollen?

Fügt man mehrere Optionsfelder ein, so lässt sich leider immer nur ein Button aktivieren. Bei mehreren Fragen, die mit Ja oder Nein zu beantworten sind, funktioniert das aber nicht. Man könnte nur eine Frage beantworten und bräuchte für die nächste ein neues Dokument. Da das keinen Sinn macht, hier die Lösung:

Zuerst einmal fügt man Optionsbutton ein (in Word 2010/2007 muss dafür die Entwicklertools-Leiste eingeblendet werden)

Anschließend fügt man aus den ActiveX-Steuerelementen den runden Auswahlbutton entsprechend häufig ein und benennt diese.

Beispiel:

Unbearbeitet kann man hier nur eine einzige Frage beantworten. Um eine Mehrfachauswahl zu ermöglichen, müssen die einzelnen Fragesätze einen GLEICHEN Gruppennamen bekommen.

  • Dazu ruft man über die rechte Maustaste die Eigenschaften der jeweiligen Buttons auf und vergibt in Feld: Groupname einen passenden Namen.

    Danach muss der Dokumentschutz angewendet werden und es ist eine Mehrfachauswahl möglich.

     

 

 
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Verfasst von - 16. Dezember 2011 in Word