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Archiv der Kategorie: Der Office-Blogger

Tips und Tricks zu MS Office

Eigene Formen erstellen

In PP lassen sich bekanntlich Formen einfügen in der Art eines Kreises, Vierecks, Pfeile usw. Weniger bekannt ist jedoch die Möglichkeit, diese Formen auf eine besondere Art zu bearbeiten (ab PP2013). Das Vorgehen ist wie folgt:

  1. Man fügt eine Form (z.B. ein Rechteck) in die Folie ein (Bild1)
  2. Solange die Form markiert ist, ist auch die Formatleiste für diese Objekte sichtbar. Es sollte dabei auch ein spezielles Symbol (zwei ineinanderlaufende Kreise) sichtbar sein. Wenn nicht, dann die Schnellstartleiste anpassen und das Symbol Formen zusammenführen drauflegen (Bild2)
  3. Nun eine zweite Form einfügen (z.B. einen Pfeil) und diesen auf das Rechteck ziehen. (Bild3)
  4. Jetzt (Wichtig) das Rechteck markieren und mit gedrückter Großschreibtaste zusätzlich den Pfeil. Jetzt ist das Symbol für Formen zusammenführen aktiv (Bild3)
  5. Klappt man es auf, erscheinen mehrere Möglichkeiten der Bearbeitung. Hier ist Subtrahieren gewählt, wobei die zweite Form (Pfeil) von der ersten Form (Rechteck) abgezogen wird. Dabei entsteht ein „Loch“ in Form des Pfeiles in der Ursprungsform (Bild4). Ab Office 365 ist auch eine Vorschau des Effektes möglich, wenn man draufzeigt.

Wichtig hierbei ist, dass die Form, die man behalten möchte als erstes markiert wird und danach die andere(n) Form(en). (Bild5)

Bild 1

pp1

Bild 2

pp2

Bild 3

pp3

Bild 4

pp4

Bild 5

pp5

 
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Verfasst von - 13. November 2018 in Powerpoint

 

Automatische Nummerierung in gefilterter Liste

Bei einer Kunden-, Artikel-, Telefon- oder sonstigen Liste kommt es natürlich vor, dass Einträge ausgeblendet werden. Hat man eine Nummerierung vorgenommen, so wird diese bei einer Standardnummerierung nicht in Reihenfolge sondern unterbrochen angezeigt. (statt 1,2,3,4,5.. steht dort 3,11,42,56…).

Um auch bei einer Filterung immer die 1,2,3-Reihenfolge zu erhalten, wird eine Formel benötigt.

Beispiel der ungefilterten Tabelle:

liste 1

Beispiel der gefilterten Tabelle (absteigend sortiert, gefiltert nach München und Leipzig)

liste 2

Formel:

=TEILERGEBNIS(3;$H$2:H2)

Im Teilergebnis mit der Option 3 wird die Funktion Anzahl2 benutzt. Bei der Anzahl2 werden die ausgeblendeten Zeilen nicht mitgezählt, so dass immer eine „normale“ Reihenfolge der Nummerierung entsteht.

Wichtig hierbei ist, dass die erste Zelle der zu filternden Spalte fixiert (Dollarzeichen) wird (hier $H$2) und die variable Zelle (hier ebenfalls H2) an der gleichen Stelle beginnt. Dann die Formel über die gesamte Spalte nach unten ziehen und filtern

 
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Verfasst von - 12. November 2018 in Excel

 

Spur zum Vorgänger

Excel bietet die Möglichkeit die Spur von einer Formelzelle zum Vorgänger per Pfeil anzuzeigen. Eigentlich eine sehr praktische Sache, aber wo sind die Formeln alle und wie kann man das über alle Formeln sofort erreichen?

Vorgehen:

  1. in einer leeren Zelle ein Gleichheitszeichen (=) eingeben und das gesamte Tabellenblatt markieren
  2. Fehlermeldungen ignorieren
    1. Die Formel sieht dann so aus: =1:1048576
  3. Jetzt zweimal Spur zum Vorgänger anklicken und alle Formeln zeigen die Spur zum Vorgänger

excel_spur

 
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Verfasst von - 12. November 2018 in Excel

 

Datenbank aus Excel einfügen

 

Daten aus Excel in Word einfügen

Möchte man Daten aus einer Ecxeltabelle in Word einfügen, so geht das recht einfach über die Zwischenablage.

  1. In Excel die Daten markieren
  2. Rechte Maustaste Kopieren (oder STRG-C)
  3. In Word rechte Maustaste Einfügeoptionen – gewünschte Option wählen (oder STRG-V und anschließend die Option wählen)

 

Das funktioniert auch einwandfrei. Was aber, wenn man nicht alle Daten benötigt? Man kann in Excel mittels des Autofilters die Daten filtern und nur diese mittels der Zwischenablage einfügen. Das hat jedoch den Nachteil, dass die Daten nicht aktualisiert werden, wenn Änderungen erfolgen.

 

Lösung: Die Daten als Datenbank einfügen.

Vorgehen:

  1. In Word zur Schnellstartleiste den Befehl Datenbank einfügen hinzufügen
  2. Diesen Befehl anschließend anklicken und Daten importieren wählen
  3. Die Datenbank wählen und darauf achten, dass die Option Erste Datenrehe enthält Spaltenüberschriften aktiviert ist
  4. Man könnte jetzt die Daten schon übernehmen, kann aber auch Abfrageoptionen nutzen, um Datensätze zu filtern
  5. Hier die gewünschten Kriterien festlegen (auf UND und ODER achten) evtl. noch sortieren und Felder auswählen
  6. Setzt man das Häkchen bei: Als Feld einfügen, lassen sich die Daten bei einer Änderung in der Exceltabelle mittels F9 (vorher ganze Tabelle markieren) aktualisieren

 

Schulungscenter Pohlmann
Wiesenweg 2
21365 Adendorf

Tel.: 04131/ 28 44 600

Fax: 04131/ 28 45 612

Web: http://scp-pohlmann.de  

 

 

  

 

 
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Verfasst von - 29. April 2013 in Excel, Word

 

Große Zahlen in Excel darstellen

In Excel lässt sich so ziemlich alles an Zahlen darstellen, was möglich ist. Demzufolge auch große Zahlen, die im Millionenbereich liegen. Durch das Tausendertrennzeichen lassen sich große Zahlen auch meistens leicht lesen. Z.B.:

5289656 ohne und

5.289.656 mit Tausendertrennzeichen.

Was aber, wenn dort nur 5,29 Mio stehen soll? Dann kommt folgendes benutzerdefiniertes Zahlenformat zur Anwendung:

[>=1000000]#.##0,00.. „Mio“;#.###

oder auch ohne die ersten drei Rauten:

[>=1000000]0,00.. „Mio“;#.###

Excel fragt im ersten Stepp die Zahl in der Zelle ab und wenn diese größer als 1 Million ist, wird entsprechend das neue Format verwendet und wenn nicht, das Standardformat mit Tausendertrennzeichen. Bei diesem Zahlenformat lohnt es sich, mal mit den Punkten hinter 0,00 zu „spielen“.

Als Ergebnis erhält man folgende Ausgabe:

5,29 Mio

 
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Verfasst von - 2. März 2013 in Excel

 

Eine in Excel hinterlegte Zahl in Word in einen Text umwandeln (Serienbrief)

Bei einem meiner Kurse kam das Problem auf, dass Spendenbescheinigungen geschrieben werden sollten und dafür mussten einige Formate in der zugrunde liegenden Exceltabelle angepasst werden. Dabei fiel mir auf, dass es auch eine Spalte mit der Spendensumme gab, in der die Summe noch einmal händisch als Text hinterlegt wurde. Dieses wollte ich automatisieren. In Excel gab es keine Möglichkeit, aber dafür im Serienbrief in Word.

Vorgehensweise:

Das entsprechende Datenfeld in Word in den Serienbrief einfügen (Seriendruckfeld heißt hier SPENDE).

Der Wert in hinterlegter Exceltabelle wäre z.B. 35,77 €

Standardansicht in Word-Serienbrief: 35,77

Bearbeitungsansicht für das Feld aufrufen mittels Alt-F9 (Um wieder zurück in die normale Ansicht zu kommen, nochmals Alt-F9 drücken)

Ansicht: {Mergefield SPENDE}

Folgendes eintragen (ROTES):

{Mergefield SPENDE\ *CardText} Ergebnis: sechsunddreißig (klein geschrieben und aufgerundet)

{Mergefield SPENDE\ *CardText\ *Caps} Ergebnis: Sechsunddreißig (Groß geschrieben und aufgerundet)

{Mergefield SPENDE\ *Dollar\ *Upper} Ergebnis: Fünfunddreißig und 77/100

Soll nicht aufgerundet werden, so muss das in der Exceltabelle mit der Funktion Abrunden und einer zusätzlichen Spalte geregelt werden

Gleiches geht auch mit Formularfeldern. Fügt man ein Textformularfeld ein, so kann man auf dieses mittels eines Feldes (Ref) darauf referieren.

Hier schaut es dann so aus:

 

Beispiel 1 { REF „Textmarkenname“ \*DollarText } Ergebnis: Fünfunddreißig und
77/100
oder { REF „Textmarkenname“ \*CardText \*Caps } Ergebnis: Fünfunddreißig

Der Schalter CardText zeigt die Zahl in Worten in Kleinbuchstaben an. Mit Caps zeigt er den Wortanfang großgeschrieben an. Der Schalter Dollartext fügt „und“ hinter der Dezimalstelle ein und zeigt zwei Nachkommastellen in Hundertsteln an.

 
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Verfasst von - 6. Januar 2013 in Excel, Word

 

Hotmail in Outlook 2013

Wer Outlook 2010 kennt und ein Hotmail-Konto verwendet, hat dieses bislang mit dem Hotmail-Connector von Microsoft verbunden, der kostenlos herunterzuladen war.

In der Version 2013 benötigt man diesen Connector nicht mehr. Hier ist der Weg folgender:

Im Menü Datei auf Kontoeinstellungen > Kontoeinstellungen > Neu… klicken und E-Mail-Konto wählen.

Im folgenden Fenster Manuelle Konfiguration oder zusätzliche Servertypen anklicken.

Danach das Häkchen setzen bei Mit Outlook.com oder Exchange ActivSync kompatibler Dienst und auf Weiter

In folgender Eingabemaske die passenden Daten eintragen. Der Server für Hotmail heißt:

m.hotmail.com

Nach dem Eintragen aller Daten und der positiv abgeschlossenen Prüfung ist das Hotmail-Konto eingerichtet

 
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Verfasst von - 30. Dezember 2012 in Der Office-Blogger, Outlook