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Archiv für den Monat Januar 2013

Eine in Excel hinterlegte Zahl in Word in einen Text umwandeln (Serienbrief)

Bei einem meiner Kurse kam das Problem auf, dass Spendenbescheinigungen geschrieben werden sollten und dafür mussten einige Formate in der zugrunde liegenden Exceltabelle angepasst werden. Dabei fiel mir auf, dass es auch eine Spalte mit der Spendensumme gab, in der die Summe noch einmal händisch als Text hinterlegt wurde. Dieses wollte ich automatisieren. In Excel gab es keine Möglichkeit, aber dafür im Serienbrief in Word.

Vorgehensweise:

Das entsprechende Datenfeld in Word in den Serienbrief einfügen (Seriendruckfeld heißt hier SPENDE).

Der Wert in hinterlegter Exceltabelle wäre z.B. 35,77 €

Standardansicht in Word-Serienbrief: 35,77

Bearbeitungsansicht für das Feld aufrufen mittels Alt-F9 (Um wieder zurück in die normale Ansicht zu kommen, nochmals Alt-F9 drücken)

Ansicht: {Mergefield SPENDE}

Folgendes eintragen (ROTES):

{Mergefield SPENDE\ *CardText} Ergebnis: sechsunddreißig (klein geschrieben und aufgerundet)

{Mergefield SPENDE\ *CardText\ *Caps} Ergebnis: Sechsunddreißig (Groß geschrieben und aufgerundet)

{Mergefield SPENDE\ *Dollar\ *Upper} Ergebnis: Fünfunddreißig und 77/100

Soll nicht aufgerundet werden, so muss das in der Exceltabelle mit der Funktion Abrunden und einer zusätzlichen Spalte geregelt werden

Gleiches geht auch mit Formularfeldern. Fügt man ein Textformularfeld ein, so kann man auf dieses mittels eines Feldes (Ref) darauf referieren.

Hier schaut es dann so aus:

 

Beispiel 1 { REF „Textmarkenname“ \*DollarText } Ergebnis: Fünfunddreißig und
77/100
oder { REF „Textmarkenname“ \*CardText \*Caps } Ergebnis: Fünfunddreißig

Der Schalter CardText zeigt die Zahl in Worten in Kleinbuchstaben an. Mit Caps zeigt er den Wortanfang großgeschrieben an. Der Schalter Dollartext fügt „und“ hinter der Dezimalstelle ein und zeigt zwei Nachkommastellen in Hundertsteln an.

 
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Verfasst von - 6. Januar 2013 in Excel, Word